Fabrika İsrafı ile Ofis İsraflarının Karşılaştırması

Özet

Üretim ortamlarında fabrika ile ofis alanları arasında önemli bir ilişki vardır. Bu manüelde üretim süreçlerindeki israf tipleri ile katma değeri olmayan faaliyetlerden ve bunların sebeplerinden bahsedilmektedir. Bu bağlamda fabrika israfları ile ofis israfları arasında bir karşılaştırma yapılmakta, bu iki iş ortamı arasındaki ilişki irdelenmektedir.

1.  Giriş

Üretim firmalarında, fabrika ve ofis alanları arasında güçlü bir ilişki bulunmaktadır. Her ikisi de birbiriyle bağlantılı ve birbirine bağlıdır. Fabrika ortamının talebi, ofislerden doğru evrakların doğru zamanda ve doğru miktarda sağlanmasıdır. Ofis ise fabrikadan doğru ürün veya servisin doğru zamanda doğru miktarda üretilmesini bekler. Bu ilişki içerisinde, örneğin fiyat teklifleri ve onaylanan siparişler fabrika süreçlerinin verimliliğine bağlı olarak müşterilere doğru miktarda ve sürelerde teslim edilir. Üretim alanı, siparişlerin zamanında alınabilmesi ve istenen ham madde miktarının istenen sürede bulunması konusunda doküman işleme faaliyetlerinin verimliliğine güvenir.

İşletmelerin hedeflerinden bir tanesi müşteri açısından leadtime’ı(TpT)düşürmektir. Yalın ofisinin, fabrikayla birlikte çalışması halinde ulaşılabilecek diğer hedefler de ürün kalitesinin artırılması, ürünlerin müşteriye zamanında gönderilmesi ve şirketimizin net gelirinin iyileştirilmesidir. Bir fabrikadaki israfların veya katma değeri olmayan faaliyetlerin tanımlanması bu istenmeyen israfların yalın metotlar uygulanarak ortadan kaldırılmasını sağlar. Aynı şekilde ofis süreçlerinde katma değer yaratmayan faaliyetlerin tanımlanması da benzer tekniklerle bu faaliyetlerin ortadan kaldırılmasını ve süreçlerin genel anlamda iyileştirilmesini sağlar.

Müşterimiz her satın alma işleminde daha üstün hizmet bekler. Müşteri, tedarikçide ki iyileşmelerde bu artışın devam etmesini beklenmektedir. Şirketimiz rekabetçi üstünlüğünü korumak ve geliştirmek için sürekli ve radikal değişimlere gitmelidir. Son yıllarda firmalar üretim verimliliğini maksimize etmek için çeşitli stratejiler denemiş, ancak genel verimliliğe ulaşmak için ofislerin de önemli bir rol oynadığı gerçeğini göz ardı etmişlerdir. Ofis işleri ürün siparişlerinin alınmasından ürünlerin müşteriye teslim edilmesine kadar geçen sürede, toplam leadtime’ın %50 ila %80’inini temsil eder. Ofis işlerinin %95 kadarı katma değer yaratmayan işlere ayrılmaktadır. Üretim alanında verimliliği artırmak için uygulanan stratejilerden bazıları Toplam Kalite Yönetimi, sixsigma, değişim mühendisliğ ve yalın üretimdir.  Bu stratejilerin tümü ofis ortamlarında da başarıyla uygulanabilir. Suri, QuickResponseManufacturing(Hızlı Tepkisel Üretim) adlı kitabında ofis süreçlerinin niçin önemli olduğunu ve üretim firmalarında niçin göz ardı edildiğini birkaç sebeple anlatmaktadır.

Ofis süreçleri niçin önemlidir?

• Firmaların birçoğunda lead-time’ın yarısı ofis süreçlerinden kaynaklanır.
• Satılan malın maliyetinin (cost of goodssold) %25’inden fazlasını oluşturur.
• Sipariş alma oranını (Ordercapture rate) önemli oranda etkileyebilir.

Ofis süreçleri bazen neden göz ardı edilir?

• Bilimsel yönetim yöntemlerinin başarısından dolayı üretim alanlarına geleneksel bakış açısıyla bakmak
• Doğrudan işçilikten kaynaklı ürün maliyeti
• Ofis faaliyetleri için lead-time ölçümünün yapılmaması
• Ofislerde lead-time’ın azaltılmasının yol açacağı etki ve avantajların yeterince anlaşılamaması
• Maliyet odaklı bakış açısı ve Hızlı Tepkisel Üretim yöntemleri hakkındaki yanlış kanılar

Bu çalışmada, üretim süreçlerindeki katma değer yaratmayan faaliyetler ve  farklı israftipleri ile bunların sebepleri anlatılmaktadır. Daha sonra fabrika israfları ile ofis israfları arasında bir karşılaştırma yapılmaktadır. Son olarak ise iki iş ortamında görülenisraflar arasındaki ilişki irdelenmektedir. Bu çalışmanın iki amacı bulunmaktadır. İlki, fabrika israfları ile ofis israfları arasındaki benzerlik ve farklılıkları ortaya koymak, ikincisi ise bir ofisin katma değer yaratmayan faaliyetlerini tanımlayıp ortadan kaldırarak yüksek performanslı yalın bir ofise dönüştürülmesi için kullanılan yalın prensipleri konusunda bir standart oluşturmaktır.

1. Fabrika İsrafları

Bir iş sürecinin başlıca kriterlerinden biri de leadtime’dır.  Lead-time, müşteri siparişi ile siparişin gerçekleştiği ve/veya ödendiği zamana kadar geçen süre olup, katma değerli zaman veya faaliyetler, katma değersiz zaman veya faaliyetler ile yarı-semi katma değeri olan zaman veya faaliyetlerden oluşur. Katma değerli faaliyet, bir ürün veya hizmetin pazardaki işlevini artıran ve müşterilerin karşılığında para vermeyi kabul ettiği faaliyetlerdir. Katma değersiz faaliyetler ise ürün veya hizmete bir işlev katmayan, gerekli olmayan faaliyetlerdir. Bu faaliyetler süreçten ayrıştırılmalıdır. Yarı katma değeri olan faaliyetler ise ürün veya hizmete satış işlevi kazandırmayan ancak gerekli olan faaliyetlerdir. Bu faaliyetler sadeleştirilmeli, azaltılmalı ve birleştirilmelidir.

Mühendislik uygulanmamış bazı “iyi” süreçlerde, değer katan her bir faaliyet için değer katmayan 30 faaliyet olacaktır.

İsraf veya katma değersiz faaliyet, Toyota Üretim sistemi (TPS) ile ortaya çıkmış bir terimdir. Toyota, bir fabrika alanında yedi adet israf türü belirlemiştir: fazla üretim, bekleme süresi, taşıma, gereksiz ürün işleme, stok (WIP), hurdalar ve rework, gereksiz işçi hareketi. Ürüne veya hizmete herhangi bir katma değer sağlamayan her türlü iş “israf” olarak geçer. Eğer süreç, müşteriye herhangi bir fayda sağlamıyorsa “israf”tır. Farklı kaynaklardayalın bir fabrika için iki adet israf grubu daha belirlemiştir: insan israfı ile malzeme, doğa ve kaynak israfı

Ofis içerisindeki israfları belirlemek ve sınıflandırmak için, fabrikadaki israfları belirleme ve sınıflandırma yöntemleri kullanılabilir. Bu israfların belirlenmesi ve minimize edilmesi ofis alanlarında muazzam tasarruflara yol açabilir. Üretim dışı alanlarda mükemmelliğe ulaşmak, ofis ortamlarında dokümantasyon akışını iyileştirmek ve süreç içerisindeki toplam leadtime’ı azaltmak için yalın prensipleri, kaizen yöntemleri ve değişim mühendisliği yaklaşımları uygulanabilir.

Fabrika İsrafı ile Ofis israfı

Tablo 1 Fabrika israfları ile ofis israfları arasındaki benzerlikleri ve farklılıkları ortaya koymaktadır. Böylece her iki alanda da aynı teknikler kullanılarak bütün süreçte var olan israf en az seviyeye indirilebilir. Bu benzerliklerden bazıları şunlardır: fabrika ile ofisin ihtiyaç duyulandan fazlasını üretmeleri; fabrika ile ofisin ihtiyaç duyduklarından fazlasını istemeleri; fabrika ve ofisin bir parça veya formun işlenmesi için bekleyerek zaman kaybetmesi; ve fabrika ile ofislerin alanlarındaki insan kapasitesini doğru bir şekilde kullanmaması. Örneğin, fabrika alanı ile ofis alanı için ortadan kaldırılması gereken ortak bir taşıma israfı var. Fabrika çalışanlarıiçin bu sorun, parça ve malzemelerin fabrika içerisinde taşınma gereksiniminin azaltılmasıdır.  Ofis çalışanları için ise, form ve bilgilerin ofis içerisinde taşınma gereksiniminin azaltılmasıdır.

Tablo 1. Fabrika İsrafı ile Ofis İsrafının Karşılaştırması

Ofis İsraflarının tanım, sebep ve örnekleri aşağıda açıklanmaktadır.

1. Fazla Üretim İsrafı

Fazla üretim israfı, bir sonraki aşamaya göre gerekenden fazla, erken ve hızlı üretim yapılması olarak tanımlanabilir. “Ne olur ne olmaz” mantığı, uzun süreç kurulumları, dağılımı eşit olmayan planlamalar, dengesiz iş yükü, firma hedeflerine olan odak noktasından uzaklaşmak, organizasyonel yapının zayıf olması, denetleme mekanizmalarının etkili olmaması ve iletişim eksikliği fazla üretimin sebepleri olarak sayılabilir. Yazıcı kurulum süresinin uzun olmasından dolayı dokümanların paket olarak gerekenden erken basılması, “ne olur ne olmaz diye” bir dokümanın iki kere basılması, aylık raporların erken hazırlanması, analiz yaparken odaklı bir yaklaşım yerine rastgele bir yaklaşım benimsemek (bir fuara odaklanmak yerine bir sürü fuara katılmak), birden çok model ve birden çok iş olması yüzünden iş sıralamasının yanlış yapılması ve herkese bilgi notu göndermek ise fazla üretim israflarına örnek olarak gösterilebilir. Bu örnekler, hem çok fazla ürün üretilmesi hem de toplanan,  saklanan, izlenen çok fazla bilgi olması olarak da düşünülebilir.

1. Stok İsrafı

Stok İsrafı, ofis süreçlerinde “tek parça akış”tan fazlasının stoklanmasıdır. Fazla miktarda malzeme satın alınması, kötü planlama, dengesiz iş yükü, gereksiz verilerin olması, ödül sisteminin yapılandırılmamış olması, iş hızının tutarsız olması ve “ne olur ne olmaz” mantığı fazla stokun sebepleri olarak gösterilebilir. Ne olur ne olmaz diye malzeme alınması (fazla sayıda kağıt, kalem alınması gibi), masalar üzerinde dosyaların birikmesi, imza bekleyen dosyaların birikmesi ve gereksiz nesnelerle doldurulduğu için dosya saklayacak yer kalmaması ise stok israfının bazı örnekleridir.

1. Hata ve Yeniden İşlemler İsrafı

Hata ve yeniden işlemler israfı, stokta bulunan form ve bilgilerin incelenmesi ve düzeltilmesidir. Çalışanların yeterince eğitilmemiş/deneyimsiz/niteliksiz olması, iletişim/bilgi eksikliği, monoton iş yapılması, aceleyle iş yapılması, form ve ekipman tasarımlarının yetersiz olması, malzemelerin kalitesiz olması, çevresel sorunlar ve prosedürlerin karmaşık olması hata israflarının sebepleridir. Işıklandırmanın yetersiz olması, form dolduracak alanın yetersiz olması, siparişlerin fiyat teklifleriyle uyumlu olmaması, yazım hatalarının olması, kontrol listesi olmaması ve kalemlerin akması gibi sorunlar ise hata israflarına örnek olarak gösterilebilir.

1. Proses (Fazla İşlem) İsrafı

Müşteriye sunulan servise müşteri açısından herhangi bir değer katmayan çalışmalar proses israfı olarak adlandırılır. Ne olur ne olmaz mantığı, iletişim/bilgi eksikliği, gereksiz onay/denetleme, asıl gereksinimlerin tanımlanmamış olması, yeterince eğitilmemiş/deneyimsiz/niteliksiz çalışanlar, iş süreçlerinin standartlaştırılmamış olması ve verilerin tekrar tekrar girilmesi proses israfına örnek olarak gösterilebilir. Çıktı almak, posta, faks, ekspres posta göndermek, aynı notue-postayla göndermek, formların nasıl doldurulacağına dair yeterli bilgi vermemek, aynı bilgilerin farklı formlarda tekrarlanması, sipariş işlemleri için farklı departmanlarda farklı yazılımların kullanılması ve aynı siparişin tekrar girilmesi de proses israfına verilebilecek bazı örneklerdir.

1. Bekleme İsrafı

Bekleme israfı, bir şey için beklerken geçen boş zamandır. Bekleme israfının sebepleri; iş yükünün dengesiz olması, gereksiz yere alınan onaylar, ekipmanların sağlam olmaması, taşınmayı bekleyen malzemeler, departmanların kendi aralarında koordine olamaması, ekipman kurulum sürelerinin uzun olması ve iş hızlarının tutarsız olması olarak verilebilir. Yazıcının ısınmasını beklemek, yazıcı veya bilgisayarların arızalanması, firma içerisinde posta gönderimi yapılması, ekip üyelerinin iş plan ve programlarının birbirine uymaması, toplantı katılımcılarının timinin toplantıya zamanında gelmemesi ve imza için beklemek, bekleme israfına verilebilecek bazı örneklerdir.

1. İnsan (Çalışanlardan Yararlanmama) İsrafı

İnsan israfı, insan becerilerinin (Zihinsel, yaratıcı, fiziksel, yetenek)kullanılmamasından kaynaklanan israftır. Kötü işe alım uygulamaları, politika/kurumsal kültür, yetersiz eğitimli çalışanlar, “eski kafalı” düşünce tarzı ve iş kültürü insan israfının sebeplerindendir. Favori bir adayı işe almak için prosedürlerin yok sayılması, MRP yazılımının hiçbir eğitim almadan kullanılması, niteliklerin net olmaması ve insanların gelişimine imkan tanınmaması.

1. Fazla Hareket İsrafı

Fazla hareket israfı, hizmete değer katmayan tüm insan ve makine hareketleridir. İş yeri organizasyonunun yetersiz olması, iş planlamasının zayıf olması, çok fazla yedekleme olması, eğitimlerin yetersiz olması, iş metotlarının standart olmaması, gereksiz onaylama süreçleri ve kötü işe alım uygulamaları fazla hareket israfının sebeplerindendir. Formların çalışanların erişimine uzak olması, tanımlı bir alanı olmadığı için malzemeleri aramak zorunda kalmak, doldurulmamış dokümanlar, benzer siparişlerin bir arada verilmemesi, dosya kayıtlarının belirli bir yere değil, her yere yapılması, çalışanların standart bir yöntem yerine alıştıkları gibi çalışması, resmi bir dokümanı hazırlamadan önce taslağının hazırlanması ise fazla hareket israfının bazı örnekleridir.

1. Taşıma İsrafı

Ofis içerisinde ürüne veya hizmete değer katmayan tüm insan ve makine hareketitaşıma israfı sayılır. Ofisin diğer alanlara uzakta kalması, tedarik noktasının diğer masalara uzakta olması, dosya saklama alanının çok geniş olması, doküman akış planlamasının kötü yapılması, uygun olmayan üretim parti miktarları, levhaların yetersiz olması ve hatalar taşıma israfının sebeplerindendir. Fotokopi makinesinin masalardan çok uzak olması, kağıt ve zımbaların yazıcı ve fotokopi makinelerinin uzağında tutulması, belirli alan ve departmanları tanımlayıcı işaretlerin olmaması, hataları düzeltmek için çok fazla git gel yapmak, az sayıda doküman için uzun yol gitmek ise taşıma israfına verilebilecek bazı örneklerdir.

1.  Malzeme İsrafı & Doğal Kaynak İsrafı

Azaltılamayan, yeniden kullanılamayan veya geri dönüştürülemeyen her şey malzeme israfı ve doğal kaynak israfına girer. Malzeme ve doğal kaynak israfının bazı sebepleri şunlardır: satın alım alışkanlıklarının kötü olması, ne olur ne olmaz mantığı, yeterince eğitilmemiş veya niteliksiz çalışanlar, destek ekipmanlarının verimsiz olması ve süreç ile dokümanların kötü tasarlanmış olmasıdır. Malzeme ve doğal kaynak israfına verilebilecek bazı örnekler de şu şekildedir: ısıya duyarlı malzemelerin uygunsuz koşullarda saklanması, bakımsız fotokopi makineleri kullanarak kağıt, kartuş, zaman ve para israfına sebep olmak, fazla ve gereksiz doküman isteği, kağıt üzerindeki alanın verimsiz bir şekilde kullanılması, çok fazla yerde çok fazla kopya bulunması ve enerji verimliliği düşük ofis ekipmanlarının kullanılması.

A Comparison Between Factory Waste and Office Waste: Live Simulation Case Study in an Office Environment

Paper

Kleber F. Barcia

1023 W. Arkansas Ln Apt. 7 Arlington, TX 76013, USA The University of Texas at Arlington Industrial Manufacturing System Engineering Phone Number: 817-275-2747 Fax Number: 817-272-3406 Email: [email protected]

Bonnie Boardman

PO Box 19017, 420 Woolf Hall Arlington, TX 76019 – 1107, USA The University of Texas at Arlington Industrial Manufacturing System Engineering Phone Number: 817-272-3220 Fax Number: 817-272-3406 Email: [email protected]

Mary E. Johnson

PO Box 19017, 420 Woolf Hall Arlington, TX 76019 – 1107, USA The University of Texas at Arlington Industrial Manufacturing System Engineering Phone Number: 817-272-5919 Fax Number: 817-272-3406 Email: [email protected]