ERP Günlükleri 3 - Değer Odaklı Kurumsal Kaynak Planlama

Kullanılacak ERP programı için tedarikçi firma ile pazarlık çalışmaları yürütülürken çekirdek ekiple birlikte proje yönetimine devam ediyoruz.

ERP geçiş süreci yönetimi için yalın felsefeye başvuyoruz, Deming’in PDCA-PUKÖ döngüsü ve Toyota A3 raporlama metodunu kullanacağız.

İlk olarak problem tanımlama ile başlıyoruz. Charles “Boss” Kettering’in dediği gibi “İyi ifade edilmiş bir sorun, yarı yarıya çözülmüş bir sorundur.

Mevcut durumda kullanılan bir ERP çözümü var ancak kısıtlı kullanılıyor, tüm süreçlere entegre değil. İşletmenin iş süreçlerinde iyileşme beklentisini karşılayamıyor. Gerekli donanımsal altyapı sağlanmasına karşın, kullanımda olan ERP programının kronikleşmiş genel bir yavaşlık ve takılma sorunu var. Son kullanıcı geri dönüşlerine göre, bu durum tüm iş akış hızını olumsuz yönde etkileyerek verimliliğin düşmesine neden oluyor. Yavaşlığa ek olarak modüllerin kullanımı kullanıcı dostu değil. Bazı noktalarda gereksiz veri girişi ve fazla iş adımları mevcut.  Buna bağlı olarak, mecburi kullanılması gereken Model-Numune-Sipariş-Stok-Satın alma modülleri dışında kullanılmayan birçok modül ve alt modül var. Bu modüller açık gözükmesine rağmen işlevsiz halde. İş süreçleri arasında koordinasyon zayıf. Veriye kolay ve ortak erişim problemlerinden dolayı modüller arası iş akışında tam entegrasyon sağlanması mümkün olmuyor. Açığı kapatmak için, e-posta ve telefon aracılığıyla ara iş akışları, bunlara bağlı olarak da karışıklık ve zaman kayıpları yaşanıyor. Açık kaynak kod yapısına sahip değil. Bu durum esnekliğe müsaade etmiyor. Ayrıca raporlama yapısı zayıf, buna bağlı karar alma mekanizmasına katkısı yok denecek kadar az. Kullanıcılar mevcut sistem dışında excel dosyaların da bazı raporları özelleştirmek ve süreçlerini oradan takip etmek durumunda kalıyor. Bir başka konu, Web tabanlı uygulama desteğinin olmaması. Çoklu, birbirine entegre firma desteği sunmaması.

Etkin yönetimde ERP çözümlerinin firmaya katkılarını şöyle sıralayabiliriz, işletmenin tüm aktivitelerini entegre hale getirebilmek, gerçek zamanlı ve daha sağlıklı veri sunabilmek, detaylı raporlamalar, işletme kaynaklarının daha iyi yönetilmesi, süreçlerde yaşanan kayıpların azaltılması, verimlilik iyileştirmesi, maliyetleri kontrol edebilmek, sevkiyat terminlerine uyumda iyileşmeler, müşteri memnuniyetinin iyileştirilmesi.

PUKÖ nün P- Planlama adımındayız hala. Proje sürecinde, öngöremediğimiz problemler veya fırsatlarla karşılaşacağız. Doğal olarak bu fırsatları değerlendirmek veya problemleri de çözmek isteyeceğiz. Projeye ayrılan bütçenin önemli bir kısmını ekibin işgücü kaynağı oluşturur. Dolayısıyla kaynaklarımızı daha etkin kullanabilmek adına, proje kapsamında belirlediğimiz önceliklerimize göre ilerlemeliyiz. Kapsam yani projenin sınırlarını “P” adımında netleştirmek ilerleyen süreçlerde, neye zaman harcamalı neye harcamamalı konusunda bize rehberlik edecek. Kapsamımız işletmenin 3 lokasyonu ve bu lokasyonlardaki tüm süreçler.

Projenin takibi ve başarılı olup olmadığının belirlenmesi için performans metriği-KPI belirlememiz gerekiyor. ERP projelerinin başarısını belirleyen en önemli kriterlerden biri fiyat/performans oranıdır. Yüksek maliyetli bir yatırımdır ERP ler. Dolayısıyla harcanabilecek her extra lira sorgulanmalıdır. Bu sebeple, bütçeye uyumu takip edeceğiz.  

ERP maliyet kalemlerini analiz ederek başlıyoruz. ERP tedarikçisinden aldığımız teklif ve öngörülerle maliyet ayrımlarını yaptık. Alttaki maliyet tablosunda görülebileceği gibi ilk sırada yazılım (lisans, bakım vs.) var. Yazılım maliyeti (ve bağlantılı olarak donanımsal giderler) belirlediğimiz kapsam dahilinde çok fazla değişkenlik göstermeyecektir. Bir sonraki en yüksek maliyet kalemi danışmanlık giderleri. Proje yönetimindeki gecikmeler veya verimsizlikler danışmanlık ihtiyacını artırabilecek, bu durum bütçelenen danışmanlık maliyetinde majör sapmalara neden olabilecektir.  Bütçeye uyum KPI’ı kapsamında toplam gider yanında danışmanlık hizmet maliyetlerini de ayrıca, yakından takip etmeye karar verdik.

Listede 3. sıradaki kurulum ekibi maliyeti; uygulama sürecinde dahil olacak personel işgücü giderlerini ifade ediyor. Proje sürecinde kim neye ne kadar zaman harcayacak konusu da takibi gereken bir adım olarak seçiliyor. Hazırlanacak proje planına uyumu da bir diğer metrik olarak belirliyoruz.

Maliyet Kalemleri (ilk tasarı)

Proje süreci için risk teşkil edebileceğini öngördüğümüz faktörleri belirliyoruz. Olası riskleri öngörmek, gerçekleşmeleri durumunda ne gibi karşı önlemler alabilirizi belirlemek, proje sürecinde beklenmeyene mümkün olduğunca hazır olup, kontrol edebilmemizi sağlayacak.

Ekip olarak belirlediğimiz majör riskler;

1. Tüm iş süreçlerinin ve iletişim senaryolarının iyi analiz edilerek tasarlanamaması, proje sürecinde sürekli uyarlama ve geliştirme isteği doğurarak bizi çıkmaza sürükleyebilir.
2. Son kullanıcımız, mevcutta alışık olduğu işlem adımlarının aynısını görmek isteyerek sürekli taleplerde bulunacaktır. Buna bağlı olarak uygulama aşamasında iş birliğinde problemler yaşayabileceğimiz durumlar meydana gelebilir.
3. Belirlenen anahtar kullanıcıların, mevcut iş yüklerini öne sürerek süreci sahiplenmemeleri,
4. Pandemi sürecinde öngöremeyeceğimiz kesintiler olabilir.

Riskleri sadece belirlemekle kalmayıp, kontrol edebilir miyiz ne tür karşı önlemler alabiliriz konularında da bir yol belirlememiz gerekir. Aksi takdirde bile bile lades olabiliriz.

ERP danışmanlık ekibi ile bir araya gelmeden önce süreçlerin mevcut durum ve gelecek durum haritalandırmalarının yapılması, problem ve fırsatların tespit edilip aksiyon listelerinin oluşturulması uygulama aşamasında yaşanabilecek geri dönüşleri, zaman kayıplarını minimize edecektir. Aynı zamanda kullanıcıların, yeni sistemin kendilerine fayda sağlayacağını görmeleri, süreci sahiplenmelerini sağlayacaktır. Başlangıçta plana uygun olarak ekibin ne kadar ve hangi sıklıkta proje için çalışması gerekeceği belirlenip ekip üyeleri ve yöneticileri ile karşılıklı el sıkışılırsa süreç içerisinde yaşanabilecek zaman ayıramama probleminin önüne geçmiş olursunuz.  ERP danışmanları ile uygulama aşamasına geçmeden önce, ön hazırlık aşamasında, proje yönetiminin yapılan çalışmalarla ilgili şeffaf ve güncel bilgileri ekiple paylaşmaları iş birliğini canlı tutacaktır. Pandemi süreci maalesef kontrol edebileceğimiz bir süreç değil ancak çalışmaların gerektiğinde uzaktan da yönetilebilmesi için teknolojik altyapının kontrol edilmesi ve gerekli ayarlamaların yapılması bu süreci en az kayıpla yönetmemizi sağlayacaktır