Ekip konusuna geldi sıra. ERP projelerinin önemli sac ayaklarından birisi de anahtar kullanıcılardır. Proje yönetim ekibi işletmedeki tüm kullanıcıların soru, sorun ve iyileştirme gibi ihtiyaçlarına cevap vermede yetersiz kalabilirler. Bu noktada anahtar kullanıcılar ERP elçileri gibi görev alacaklar. Teknik ekiple son kullanıcı arasında ara yüz işlevi görecekler bir nevi. Canlı kullanımda son kullanıcının anlık soru, iyileştirme ve eğitim taleplerini karşılayabilecek, çözemediklerinde ERP teknik ekibe aktaracaklar. Key user, super user ya da power user olarak da tanımlanan anahtar kullanıcılar projenin uygulama sürecinde olduğu kadar proje sonrası canlıya geçişte de kilit rol oynarlar. Doğru kişilerin anahtar kullanıcı olarak belirlenmesi çok önemlidir. Bu sebeple kimlerin anahtar kullanıcı olarak seçileceği dikkatli olunması gereken bir diğer aşama. En kıdemli çalışan veya orta, üst kademe yöneticilerin anahtar kullanıcı olarak seçilmesi gibi kestirme çözümler sizi ilerleyen süreçte sıkıntıya sokabilir. Yöneticiler iş yoğunluğu, farklı öncelikler vs. gibi sebeplerden ötürü çoğu zaman son kullanıcı için ulaşılabilir olmayabilirler. ERP geçiş projelerinde key user ların son kullanıcılar arasından seçilmesi önerilir. Diğer son kullanıcılarla daha yakın temasta olacakları için ulaşılabilir olacaklar ve sorulara hızlı dönüş yapabileceklerdir.
Key user seçimi için (polivalans çalışması benzeri) anahtar kullanıcılar için gerekli olan yetkinlik ve yeterlilikleri belirledik.
Daha sonra her bölümden anahtar kullanıcı adaylarını bu kriterlere göre değerlendirip ekibi belirledik. (Değerlendirme yaparken var ya da yoktan ziyade; + var, ya da olabilir ancak bilgimiz yok anlamına gelen boş bırakmayı tercih ettik. Hassas bir konu olduğu için bu kısımda dikkatli olmakta fayda var.)
bkz. kapak resmi
Son olarak, yetkinlik yeterlilik tablosundaki gereklilik değerlendirmesine göre, ekibin desteklenmesi gereken alanlar için yönetimden eğitim talep ettik.
Proje planı yavaş yavaş oluşmaya başlamıştı zaten. Projenin ana adımlarını alttaki gibi belirliyoruz.
· ERP Yatırım kararının verilmesi
· Mevcut ERP sistemlerinin değerlendirilmesi.
· ERP sistem seçimi
· Proje Ekibinin Oluşturulması (Anahtar Kullanıcı)
· Proje Planının Oluşturulması
· ERP İhtiyaç Analizinin Gerçekleştirilmesi
(Bu çalışma kapsamında proje ekibi ile işletmenin tüm departmanlarının iş akış süreçleri analiz edilecek, mevcut durum süreç haritaları oluşturulacak ve iyileştirme fırsatları belirlenecek.)
· Anahtar kullanıcı eğitimleri.
· ERP Sisteminin Kurulumu
· Anahtar Kullanıcıların ve Sonrasında Anahtar Kullanıcılara Bağlı Personelin Eğitimi (Örnek Sipariş Süreçlerinin Denemeleri)
· Yazılım Yüklenmesi ve Pilot Sistemin Kurulması
· Gerçek Sisteme Bilgilerin Aktarımı ve Çalıştırılması
· ERP sistemlerinin paralel kullanımı
· Canlıya Geçiş
· Sistemin Sürekli Olarak Geliştirilmesi
